L’organizzazione conferenze stampa è un compito fra i più particolari ed emozionanti che fanno parte del complesso delle azioni di comunicazione di un’azienda. Nel momento in cui nasce un nuovo articolo, viene annunciata una fusione, o l’introduzione di un nuovo servizio o tecnologia, si ha l’occasione di catturare in modo vigoroso l’attenzione del pubblico, che si tratti di un evento locale così come di un avviso a livello nazionale. Se si vuole che il risultato sia perfetto – e lo vogliamo eccome, dato che non ci sarà una seconda opportunità per fare una buona impressione – la fase di progettazione è vitale – ed è bene affidarla a veri esperti come gli operatori di Altrapagina. Si tratta, senza dubbio, di un lavoro complesso, ma esistono almeno tre consigli semplici da seguire che possono fare la differenza:
1) Scegliere con cura chi parlerà, e prepararli con attenzione
Questo primo avvertimento potrebbe, a qualcuno, sembrare poco riguardoso di quanto siano in effetti importanti le notizie e le comunicazioni, di ogni tipo, che saranno contenuto della conferenza stampa in oggetto, ma in realtà non fa che enunciare una regola ben conosciuta e testata della comunicazione di qualunque idea: il canale vale quanto il messaggio, e la scelta delle persone che esporranno i vostri annunci – così come il modo in cui lo faranno – peserà probabilmente, sull’effetto finale e sulla ricezione delle notizie importanti che dovete presentare, molto più del contenuto delle notizie stesse. Come scegliere? La logica raccomanderebbe di affidare il compito ad un esperto di comunicazione o di marketing, ma d’altro canto, sia per un fatto di corretttezza che anche di validità comunicativa e d’immagine, è importante dare voce a chi è stato più coinvolto negli eventi che si andranno a spiegare. La scelta migliore è quindi quella di abbinare le cose, affidando la gestione e il coordinamento della comunicazione ad un esperto del settore, e riservando ruoli e parti precise a chi ha portato, nei fatti, a far avvenire quanto stiamo raccontando ai giornalisti.
2) Identificare una location appropriata
Non sempre la sede della propria azienda, per tante ragioni, è la scelta ideale per accogliere la vostra importante conferenza stampa. Una ragione può essere quella di mancare dei locali adatti ad accogliere il numero di reporter e giornalisti che vi aspettate intervengano all’evento; in tal caso, è raccomandabile cercare fra gli hotel e i centri direzionali della zona una sala da prendere in affitto che abbia le dimensioni necessarie. Inoltre, un fattore importantissimo per assicurarvi che quanto detto alla vostra conferenza stampa arrivi sulle pagine dei giornali è quello di offrire ai giornalisti un modo agevole e rapido di riferire alla redazione quanto avranno sentito: assicuratevi che la copertura Wi-FI, e se ci sarà la Radio quella ISDN, siano eccellenti. In breve, fate sì che tutto sia il più possibile facile e comodo per i giornalisti.
3) Realizzare una Cartella Stampa a regola d’arte
Sovente la si prepara di fretta e senza cura, e invece la Cartella Stampa è essenziale per generare interesse: va pensata come una Brochure per i giornalisti, che presenti il vostro evento, e merita per questo la stessa cura che dedicate ai vostri altri materiali promozionali. Ricordate che, oltre ad aumentare le probabilità che il vostro annuncio durante la conferenza stampa arrivi ad essere presentato in un articolo, crearvi una buona fama con i giornalisti significa anche potervi posizionare come figure a cui si rivolgono per un parere sul vostro settore, e quindi autorità nel vostro campo: un’ottima pubblicità.